GTDメゾットを使ったタスク整理をやってみて感じたこと

あなたはあれもこれもと「よくばり」に生きていませんか?

~よくばりに生きている人が思うこと~

  • 仕事を抱え込みすぎて毎日がキャパオーバー(こんな生活苦しい!)
  • 休みの日くらいはゆっくりさせてよ。お願いだから。(毎日残業でくたくた)
  • え?これもやるんですか?しかも明後日までに提出???あ・・・はい。頑張ります(今日帰れないや・・・)

このようなことを感じていたらそれは「タスクに追われている」サイン。

忙しそうにしているけれど生産性の無い生き方をしている証拠です。

そのよくばりな自分から抜け出すには「本当に必要な行動だけを選ぶこと」が大切なのだと沢山失敗してやっと気づきました。

けれど言葉でいうのは簡単だけど、超難しいんですよね・・・

けれどできるようになるステキな方法があるんです!!

これを活用すれば先延ばしをして、何もかも中途半端な自分から抜け出せるはず!

今回は

  • 本当に必要のある行動だけ選択すれば「できる人」になれる
  • 必要ある行動だけ選択するための7つの質問

の2つをテーマに書いています。

毎日仕事や家庭に振り回されている感のある人はこの7つの質問で日々のタスクを見直してみませんか?

よくばりすぎていた会社勤めの日々

以前働いていた職場が中々のブラックでした。

上司のいうことは会社のためにはならない指示ばかり。

もちろん同僚たちもその上司の指示に従う人が9割以上。

口で説明しても言い訳の嵐で、まったく理解してもらえません。

それでなるべく「結果で示さなきゃ」と思い自分の直感をたよりにマルチタスクで仕事をこなしていきました。

けれどその問題を苦労して解決したら、次の言い訳が返ってきます。

それもなんとか対処したら、また次の言い訳・・・

というような感じで、私が苦労して出した答えを軽く跳ね除けられてしまう日々が続いていました。

いつしか沢山の仕事を振られ、その仕事量をこなすために休み返上で働き続けるように。

そして最後はパンクしました。

いつも起こさないようなミスを起こしまくった苦い思い出が私にはあります。

「じゃあ仕事他の人にもふればいいじゃん?」

と思うかもしれませんが、

全員が忙しそうにしているので、頼むのが申し訳ないと思っていたんです。

あとみんな上司のいうことを信じているので、すぐに告げ口されるし説得するのも面倒で。

そうしたら反発心とあいまって「あいつはプライドが高い」とか会社のトップからは思われて評価はガタガタでしたね。

いやぁ辛い日々だったなぁ・・・

タスクを厳選できるようになると得られるメリット

成果が上がる

タスクを抱え込みがちな人は、いつも見るたびに忙しそうに振る舞っているわりには、成果が伴ってきません。

俗にいう「空回り」っていうやつです。

この空回りを繰り返すほどに、自分に自信が持てなくなってやる気がなくなります。

行動をきちんと選択できるようになると?
  • 生活や仕事の質があがる
  • 自分に自信がつく

まわりからの信頼と評価がUP

沢山の仕事を抱えてこなしていますが、それにいっぱいいっぱいになってしまって友達付き合いも悪くなります。

「遊びに誘ったのに今日も仕事を理由に断られたや。もう誘わないとこ」

そのうち思われるようになります。

また同僚たちにも、

「何も頼んでこないってことは、私たちのこと信用していないんでしょ?」

って思われてしまいます。

一つのプロジェクトにかける時間が限られるので、完成度も低いものになってしまうので、まわりからの評価も低いままです。

行動をきちんと選択できるようになると?
  • コミュニケーション力がUP
  • あなたと一緒に過ごす人たちも生き生きとしてくる
  • 仕事の質があがるため、評価もUPする

ストレスフリーな環境に

手帳を見てみると「すべて誰かのためか人に頼まれた仕事」で埋まっていませんか?

これでは他の人の仕事を管理する手帳ですね・・・

これじゃどんどんストレスが溜まって、帰宅後や休みの日はただ寝るだけの生活になってしまいます。

肌はボロボロ、ストレスでドカ食いし、部屋がくちゃくちゃだったら危険なサインですぞ
行動をきちんと選択できるようになると?
  • 自分に自信がつく
  • 毎日にやりがいを感じるようになる
  • 身だしなみや部屋が綺麗になり、ストレスの少ない居心地のいい空間が生まれる
  • 自分のやりたいことに時間やお金を投資する余裕がうまれる

目の前のタスクに集中することができる

タスクを詰め過ぎると思い浮かぶのが「いかに短い時間でその仕事を処理しようか」ということ。

そこで選択するのがマルチタスク。

色々な作業を同時に進めようって考えですね。

けれどこのマルチタスクをやってしまうと、頭の片隅にはその仕事のことを考えているので、目の前の仕事に集中できません。

そうなると注意力が散漫になって、確認をおろそかにし最後は今までしなかったミスを連発するようになります。

行動をきちんと選択できるようになると?
  • 目の前のことに集中できるようになる
  • 検討と計画できる時間が増えるのでミスが減る

本当に価値のある行動だけを選択するための7つの質問

本当に必要なタスクはほんの一握り

実は普段の生活の中で自分の能力が大いに発揮できる行動は、ほんの一握りなんです。

自分がやらなくても進んでいく仕事ばかりだったりするんですね。

その行動を選び抜くために私は、エッセンシャル思考の90点ルールとGTDメゾットと呼ばれるタスク管理の方法を組み合わせたフローチャートを作りました。

本当に重要なタスクを選び抜くには、7つの質問を自分に問いかけて、行動の優先順位を決めましょう。

この流れでタスク整理を行うと、目の前に現れたタスクを上手に交通整理できるようになりますよ

順番に詳しく解説していきますね。

Q1:自分の価値観にあっているかどうか?

まずはその行動が本当に、自分の価値観にあっているかどうか問いかけてみてください。

私の一番の喜び(価値観)は、

「私自身が過程を楽しみ、さらに大切な人達が笑顔になってくれること」

です。

まずこれに当てはまるかどうかじっくり考えます。

YESの場合は、Q2へ。

NOの場合は、ゴミ箱へ入れて次の3つに分別します。

ゴミ箱の分類
  • 確実にやらないと決めたタスク→「やらない」BOX
  • 「資料として残しておくとあとあといいかも」というタスク→「資料として保存」BOXへ。
  • 「うーんやったほうがいいのかなぁ・・・わからないや」というタスク→「いつかやるかも」BOX

Q2:将来的に資産になるか?

そのタスクは、将来的に自分のメリットになるものですか?

将来的な資産とは、

  • そのタスクをこなすことで将来的に時間に余裕がもてるようになるか?
  • そのタスクをこなすことで将来的にお金、人間関係など自分の資産へとつながるものなのか?

の2つに該当するものです。

この2つに当てはまらなかったらNO。

Q1と同じようにゴミ箱へ入れて、分別しましょう。

Q3:自分の強みを生かせるかどうか

そのタスクは自分の強みを生かせますか?

自分の強みとは、自分が得意なことです。

  • PCが得意。
  • 絵を書くのが得意。
  • 飲み会のセッティングが得意。

ということ以外にも、

  • アイデアを出す
  • 目標を達成する
  • 物事について深く考える
  • 人に教えることが好き
  • それぞれの個性を見つけることが得意
  • ものを集めるのが好き

といったことも「強みを生かす」に該当します。

「自分の強み?イマイチよくわからないよ~」

っていう方は、ストレングスファインダーという自己分析ツールがおすすめ↓

私もこのストレングスファインダーで自己分析をして自分の強み5つと弱み5つを把握しています。

この強みが生かせないタスクは、やっていても苦痛なだけで・・・

それよりも得意な人に頼んで、自分がその人の苦手分野を補うことができれば生産性もUPします。

なので苦手分野はちゃっちゃと他の得意なひとにお願いして任せてしまいましょう。

Q4:複雑な内容か?

そのタスクは複雑ですか?単純ですか?

単純にこなすだけでは完成しない複雑なタスクはプロジェクト化の準備に取り掛かりましょう。

やることは、

  • 必要な行程の洗い出し
  • 期限の設定

その日のうちに計画して書き出してしまいます。

仕事や家族に関することの場合は、この段階で仲間に計画と期限を共有できるといいですね。

Q5:5分以内にできる?

5分以内にできるかどうか問いかけます。

例えば、

「メールの返事」

「電話」

「タスクの洗い出し」

といったもの。

気になると頭の片隅に残ってしまい、今している行動に集中できず支障がでてしまうので、できそうならすぐにとりかかってやっつけてしまいます。

Q6:すぐに始める必要がある?

最後に優先度を決めます。

タスクをその日のうちにやるものか、明日以降にまわしても大丈夫なのか判断しましょう。

その日のうちにやるタスク
  • すぐに取り掛からないとまずい緊急なもの
  • そのタスクをこなすと生産性がUPするもの
  • 期限が短いもの
次の日にまわすタスク
  • まだ期限に余裕のあるもの
  • やらなくても他の仕事に影響が低いもの

美味しいなと思うチャンスの判断は?

生きていると美味しい話が舞い込んでくることってあります。

例えば、

  • 得意先の人に引き抜きの話がきた。今より給料がいい(けれどやりたい仕事ではない)
  • 今の家を建て替えて2世帯で住まないか?と旦那の親から提案があり、生活がラクになる(けれど引っ越して子供の生活ががらりと変わってしまう)
  • 上司から大きな仕事を頼まれた(昇給にはつながりそうだけれど、得意なことではない)
  • 学校のイベントで実行委員を頼まれた(楽しそうだけれど、趣味に打ち込めなくなる)

といったのが美味しいけれど微妙なもの・・・

けれどこれを「YES」といってしまうと、本当にやりたいことを手に入れるチャンスがめぐってこないかもしれません。

そのため答えは「No」

本当にやりたいものだけに飛び込むために待つ勇気も大切です。

最後に:まずは今の習慣から見直してみよう

まずは今の習慣から見直してみませんか?

そこから必要だと思うものを一つずつ「辞めて」いきます。

そうすると時間に余裕が生まれてきて、今度は自分がタスクをを追う側に変わることができますよ。

私も徐々にですが、この7つの質問を自分に投げかけるだけでだいぶ余裕がうまれるようになりました。

今日はこんな感じで。

最後まで読んで頂きありがとうございました!

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